クラスや部活でミーティングを進めるときに話が脱線してしまう」「意見がまとまらないまま時間が過ぎてしまう」と悩んだことはありませんか？
そんな場面で求められるのが「幹事力」です。ミーティングをスムーズに進め、全員の意見を引き出して成果を出すためのスキルについて解説します。
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1. ミーティングの幹事力とは？
1-1. 幹事力の定義
- ミーティングの進行役として、話し合いを円滑に進め、目標を達成するための能力。
- 具体例: 時間管理、意見の整理、合意形成のサポートなど。
1-2. なぜ幹事力が重要なのか？
- 限られた時間内で成果を出すために必要。
- メンバー全員が納得できる結論を導き、チームのモチベーションを高める。
2. ミーティング幹事の役割
2-1. 準備段階での役割
- 目的の明確化: ミーティングのゴールを設定する。
- 例: 「次の試合の作戦を決める」「クラス行事の役割分担を決める」など。
- アジェンダの作成: 話し合うテーマや時間配分を事前に整理する。
- 例:
- 5分：現状確認
- 10分：アイデア出し
- 10分：結論の共有
- 例:
2-2. ミーティング中の役割
- 話し合いの進行: アジェンダに沿って、話が脱線しないように調整する。
- 意見の整理: メンバーの発言を要約し、共通点や違いを明確にする。
- 例: 「Aさんの意見はこういうことですね。それに対してBさんはどう思いますか？」
- 全員の参加を促す: 特定の人だけが話しすぎないよう、全員に意見を求める。
- 例: 「まだ話していない人の意見も聞きたいです。」
2-3. ミーティング後の役割
- 議事録の共有: 話し合った内容や決定事項を全員に分かりやすくまとめて共有する。
- 次のアクションの確認: 誰が何をいつまでに行うのかを明確にする。
3. 幹事力を発揮するためのコツ
3-1. 時間管理を徹底する
- 時間を区切って進行し、余談や議論の長引きを防ぐ。
- ツールの活用: タイマーやスマホの時計を使い、残り時間を意識する。
3-2. オープンクエスチョンを使う
- メンバーの意見を引き出すために、答えが「はい」「いいえ」にならない質問をする。
- 例: 「どんな方法が良いと思いますか？」
3-3. 冷静さを保つ
- 意見が対立したり、話が白熱しても冷静に場をコントロールする。
- 具体例: 「両方の意見を聞いてから決めましょう」とまとめる。
3-4. 結論を簡潔にまとめる
- 複数の意見が出た場合、最終的な結論を短くわかりやすく伝える。
- 例: 「今日はこの3つを決めました。」
3-5. 柔軟性を持つ
- アジェンダ通りに進まない場合でも、メンバーの意見を尊重しつつ臨機応変に対応する。
4. 実際の場面での活用例
4-1. クラス活動の場合
- 文化祭の企画を話し合う際、時間内に全員の意見を聞きながら役割分担を決定する。
4-2. 部活動の場合
- 次の試合の練習計画を立てるとき、アジェンダを作成し、全員のスケジュールを考慮して練習時間を調整する。
4-3. 課外活動の場合
- ボランティア活動の準備を話し合う際、目的を確認し、具体的なタスクを全員で分担する。
まとめ
幹事力は、クラスや部活、チームでのミーティングを成功に導くための重要なスキルです。目的を明確にし、意見を整理し、全員が納得できる結論を導くことで、チームの結束力を高めることができます。次のミーティングでぜひ幹事力を発揮してみてください！
あなたがミーティングで工夫している進行方法を教えてください！
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